留学顾问退费流程需根据具体情况和合同条款进行，以下是综合整理的步骤及注意事项：

一、确认退费原因

自身责任：

若因个人原因（如放弃留学、成绩不达标等）导致无法继续服务，需承担主要责任。

机构责任：

若因顾问服务失误（如文书错误、选校信息失误、态度恶劣等）导致退费，可主张机构违约。

二、收集证据

书面证据：

合同、付款凭证、服务协议等。

沟通记录：

邮件、短信、通话录音等。

特殊情况证明：

如申请失败通知、第三方评估报告等。

三、协商退费

主动沟通：

向顾问或机构领导提出退费要求，说明理由并引用合同条款。

录音留存：

全程录音作为证据，记录协商过程及对方承诺。

违约金处理：

若因主动放弃留学等违约行为，需接受机构扣除违约金的约定。

四、查看合同条款

退款比例：

通常签订协议后3个月内申请可退80%，超过3个月可能无法退费。

退款条件：

明确列出可退情形及比例，如服务未完成、费用未到支付节点等。

五、协商无果处理

消费者投诉：

拨打12315或向消费者协会投诉，提供证据请求调解。

工商投诉：

向当地工商部门投诉，要求介入调查。

法律途径：

咨询律师，通过仲裁或诉讼追讨费用。

六、其他注意事项

时效性：

注意退款请求的时效性，通常为合同履行后2-3年。

跨部门协作：

若涉及教育机构，可联合教务处、财务处等内部部门维权。

建议优先通过协商解决，若涉及金额较大或协商失败，建议及时寻求法律援助。